Elektronische Rechnungen – Praxistipps
Erlaubte Übermittlungsformen
Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurden mit Wirkung ab dem 1.7.2011 elektronische Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt (§ 14 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes). Ein elektronischer Rechnungsversand im B2C-Bereich ist möglich
- durch E-Mail (Versand als schlichter E-Mail-Anhang ohne Signatur ausreichend),
- als PDF oder als Textdatei (E-Mail-Anhang oder auch zum Download),
- als Computer-Fax oder über Fax-Server (Übermittlung von Standard-Fax/Computer-Fax/Fax-Server zu Standard-Fax gilt als Papierrechnung),
- durch Datenträgeraustausch oder
- mittels EDI-Verfahren und qualifizierter elektronischer Signatur (wie bisher weiterhin möglich).
Für elektronische Rechnungen gilt analog den Regelungen für Rechnungen, dass
- die Echtheit der Herkunft der Rechnung,
- die Unversehrtheit ihres Inhalts und
- ihre Lesbarkeit
gewährleistet sein müssen (§ 14 Abs. 1 UStG).
Eine elektronische Rechnungsfakturierung gegenüber privaten Leistungsempfängern erfordert die Zustimmung der privaten Rechnungsempfänger.
Archivierung von an private Empfänger übermittelten elektronischen Rechnungen
Empfangene und gesendete elektronische Rechnungen müssen im Originalzustand vor Verarbeitung oder Umwandlung archiviert werden. Ein Ausdruck in Papierform zur Aufbewahrung ist nicht ausreichend (vgl. hierzu auch Infoliste zu „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ GoBD).
Stand: 1. Januar 2025
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